¿Cómo una
empresa española debe compensar a sus empleados por el uso de su vehículo
particular para fines laborales, incluso si no está estipulado en el contrato,
basándome en la legislación española?:
+ La jurisprudencia
entiende que el trabajador no debe soportar las cargas económicas de la
empresa.
+ La gasolina NO es una dieta
+ La gasolina es
un gasto de locomoción, no una dieta. Si la empresa intenta clasificar el pago
de la gasolina como "dieta", estaría cometiendo un error contable y
fiscal, y podría tener problemas con la Agencia Tributaria o con la Inspección
de Trabajo, ya que los límites de exención y la naturaleza de cada concepto son
distintos.
+ La empresa
debe compensar la gasolina como parte de los gastos de locomoción, ya sea a
través de un pago por kilómetro o mediante el reembolso de gastos justificados.
Marco Legal
General
En España, la
normativa principal que regula las relaciones laborales es el Estatuto de
los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre).
Aunque el Estatuto no detalla específicamente cómo compensar el uso del vehículo
particular, sí establece principios generales sobre la compensación de gastos y
la buena fe contractual.
Además del
Estatuto, es fundamental considerar:
·
Convenios Colectivos: Estos acuerdos,
aplicables a un sector o empresa concreta, suelen establecer condiciones más
específicas sobre dietas, kilometraje y compensaciones por gastos. Es crucial
verificar el convenio colectivo aplicable a la empresa y al sector del
empleado.
·
Costumbre de la Empresa: Si la empresa ha
pagado consistentemente el kilometraje en el pasado, esto podría considerarse
un derecho adquirido por los trabajadores, incluso sin una formalización
escrita.
·
Principios Generales del Derecho: La
buena fe contractual y la prohibición del enriquecimiento injusto implican que
el empresario no puede beneficiarse de un gasto que corresponde al trabajador
sin compensarlo adecuadamente.
Aunque no haya
una cláusula específica en el contrato, la empresa tiene la obligación de
compensar al trabajador por los gastos derivados del uso de su vehículo
particular para el trabajo. Esto se basa en varios principios:
1.
Principio de resarcimiento de gastos: La
empresa no puede exigir al trabajador que asuma los costes de su actividad
profesional. El uso del vehículo particular para desplazamientos laborales
genera gastos de combustible, desgaste del vehículo, seguro, etc., que deben
ser cubiertos por el empleador.
2.
Principio de buena fe y diligencia: La
relación laboral se rige por la buena fe. Si la empresa solicita al empleado
usar su coche, se entiende que debe resarcirle los gastos asociados.
3.
Prevención del enriquecimiento injusto:
Sería un enriquecimiento injusto para la empresa no compensar estos gastos, ya
que el trabajador está incurriendo en ellos para el beneficio de la actividad
empresarial.
¿CÓMO
CALCULAR EL KILOMETRAJE?
El método más
común y reconocido para compensar el uso del vehículo particular es el pago
por kilómetro recorrido.
·
Importe de referencia: La Agencia
Tributaria establece anualmente una cantidad exenta de tributación por
kilómetro para gastos de viaje (actualmente, en 2024, es de 0,26 euros por
kilómetro). Si bien este es un importe de referencia fiscal, muchas
empresas lo toman como base para la compensación.
·
Convenio Colectivo: Es importante revisar
si el convenio colectivo de aplicación establece un importe superior o una
fórmula específica para el cálculo del kilometraje. Si lo hace, ese será el
importe de obligado cumplimiento.
·
Negociación y acuerdo: En ausencia de
convenio o de una política interna clara, la empresa y el trabajador pueden
llegar a un acuerdo sobre el importe por kilómetro. En este caso, el mínimo
ético y fiscalmente reconocido sería el de la Agencia Tributaria.
JUSTIFICACIÓN
LEGAL Y DOCTRINAL
1.
Artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores:
Este artículo se refiere al salario, pero indirectamente respalda la
compensación de gastos. Establece que "se computarán como tales las
percepciones económicas de los trabajadores, en dinero o en especie, por la
prestación profesional de los servicios laborales por cuenta ajena".
Aunque el kilometraje no es salario, es una percepción económica ligada a la
prestación del servicio.
2.
Artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores:
Este artículo es clave al indicar que "el trabajador tendrá derecho a una
retribución por el tiempo de trabajo, así como por los períodos de descanso
computables como de trabajo". Los desplazamientos por cuenta de la empresa
son, a efectos prácticos, tiempo de trabajo o una extensión del mismo.
3.
Jurisprudencia del Tribunal Supremo: Numerosas
sentencias han reafirmado la obligación del empleador de asumir los gastos
derivados de la actividad laboral. La jurisprudencia entiende que el trabajador
no debe soportar las cargas económicas de la empresa. Si la empresa se
beneficia del uso del vehículo, debe compensar los gastos.
4.
Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto
sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes
de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el
Patrimonio (Artículo 17.1.d y 9.A.2.b del Reglamento): Establece la
exención fiscal para las cantidades destinadas por la empresa a compensar los
gastos de locomoción que el trabajador justifique haber realizado en el ámbito
de su relación laboral, con el límite de los 0,26 euros/km (o la cantidad que
se establezca anualmente por la Orden del Ministerio de Hacienda). Esto no solo
justifica la obligación, sino que también establece un marco para su
tratamiento fiscal.
RECOMENDACIONES
PARA LA EMPRESA
Para evitar
problemas y asegurar una gestión adecuada, la empresa debería:
·
Establecer una política clara: Aunque no
se haya firmado en contrato, es fundamental que la empresa establezca una
política interna escrita sobre la compensación de kilometraje (importe por
kilómetro, procedimiento para solicitarlo, justificación de los
desplazamientos).
·
Registrar los desplazamientos: Solicitar
a los empleados un parte de kilometraje donde detallen los trayectos, fechas,
motivos y kilómetros recorridos. Esto es crucial tanto para la justificación
del gasto como para fines fiscales.
·
Aplicar el Convenio Colectivo: Verificar
siempre lo que establece el convenio colectivo de aplicación.
·
Transparencia: Comunicar de forma clara y
transparente a los empleados cómo se va a proceder con la compensación.
En resumen,
aunque el uso del vehículo particular no esté expresamente en el contrato, la
legislación española, los principios generales del derecho y la jurisprudencia
establecen la obligación de la empresa de compensar al empleado por los gastos
derivados del uso de su coche para desplazamientos laborales. La cantidad de
0,26 €/km (o la que marque el convenio colectivo o la Orden Ministerial
pertinente) es la referencia más utilizada para la exención fiscal de dicha
compensación.
¿PUEDE LA
EMPRESA CONSIDERAR LA GASOLINA COMO DIETA?
No, la
empresa no puede considerar la gasolina como una "dieta" en el
sentido estricto que la legislación española le da a este término.
Vamos a
desglosar por qué y cómo se trata la gasolina desde el punto de vista legal y
fiscal en España:
¿Qué son
las dietas según la legislación española?
En España, las
dietas (o gastos de manutención y estancia) se refieren a las cantidades
que la empresa abona al trabajador para compensar los gastos adicionales de alojamiento
y comida que le supone un desplazamiento fuera de su centro de trabajo
habitual o de su domicilio.
Su finalidad
es cubrir necesidades básicas de subsistencia que no se tendrían si el trabajador
estuviera en su lugar de residencia o trabajo habitual.
La regulación
principal sobre las dietas y su tratamiento fiscal se encuentra en:
·
Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el
que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas
Físicas (IRPF), específicamente en su Artículo 9 (Gastos de locomoción,
manutención y estancia).
Este artículo
establece límites exentos de tributación para las dietas de manutención (comida
y cena) y estancia (alojamiento), siempre que se cumplan ciertos requisitos
(desplazamiento a municipio distinto del habitual, pernocta, etc.).
¿POR QUÉ LA
GASOLINA NO ES UNA DIETA?
La gasolina es
un gasto de locomoción, no un gasto de manutención o estancia. Forma
parte de los costes asociados al desplazamiento del vehículo, no a la
subsistencia del trabajador.
La legislación
distingue claramente entre:
1.
Gastos de locomoción: Son los gastos
derivados del transporte del trabajador (combustible, peajes, billetes
de transporte público, desgaste del vehículo, etc.).
2.
Gastos de manutención y estancia (dietas):
Son los gastos de comida, cena, desayuno y alojamiento.
Aunque ambos
son gastos que la empresa debe compensar si son incurridos por el trabajador
para fines laborales, tienen tratamientos fiscales y límites de exención
distintos.
CÓMO SE
TRATA LA GASOLINA Y LOS GASTOS DE LOCOMOCIÓN:
La
compensación por el uso del vehículo particular (que incluye la gasolina, el
desgaste, seguro, etc.) se gestiona habitualmente de dos formas:
1.
Pago por Kilometraje: Como se mencionó
anteriormente, la forma más común es el abono de una cantidad fija por
kilómetro recorrido. Esta cantidad ya incluye, de forma global, todos los
gastos asociados al vehículo (combustible, mantenimiento, seguro, etc.).
o
Referencia Fiscal: La Agencia Tributaria
establece un importe exento de IRPF (actualmente 0,26 euros por kilómetro
para 2024, según la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio), siempre que el
desplazamiento se realice fuera del municipio del centro de trabajo habitual y
del domicilio, y se justifique la realidad del desplazamiento.
2.
Reembolso de gastos efectivos: La empresa
puede optar por reembolsar los gastos de combustible y otros gastos de
locomoción de forma individualizada, siempre y cuando el trabajador presente facturas
o tickets que los justifiquen.
o
En este caso, para que la compensación esté
exenta de IRPF, el gasto debe estar perfectamente justificado y corresponder a
un desplazamiento laboral. No hay un límite específico por la gasolina en sí,
sino que se considera el gasto real y justificado.
Justificación
Legal (adicional a lo ya mencionado):
·
Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007):
o
Artículo 9.A.2.b) Gastos de locomoción:
Este apartado es el que regula específicamente la exención de los gastos de
locomoción. Indica que estarán exentas "las cantidades destinadas por la
empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se
desplace fuera de la fábrica, comercio, oficina o centro de trabajo, para
realizar su trabajo en lugar distinto." Y es aquí donde se establece el
límite de 0,26 euros por kilómetro o el importe de los gastos de transporte
público.
Conclusión:
La gasolina es un gasto de locomoción, no una dieta. Si la empresa intenta
clasificar el pago de la gasolina como "dieta", estaría cometiendo un
error contable y fiscal, y podría tener problemas con la Agencia Tributaria o
con la Inspección de Trabajo, ya que los límites de exención y la naturaleza de
cada concepto son distintos.
La empresa
debe compensar la gasolina como parte de los gastos de locomoción, ya sea a
través de un pago por kilómetro o mediante el reembolso de gastos justificados.
¿PUEDE LA
EMPRESA INCORPORAR LOS GASTOS DE GASOLINA EN LA NÓMINA?
Sí, la empresa
puede incorporar los gastos de gasolina (y otros gastos de locomoción) en la
nómina del trabajador, pero es crucial entender cómo deben aparecer para
evitar problemas fiscales y laborales.
No se trata de
sumarlos al salario base sin más, sino de reflejarlos como una percepción no
salarial y con su tratamiento fiscal específico.
¿Cómo se
reflejan los gastos de gasolina en la nómina?
Cuando una
empresa compensa los gastos de gasolina o kilometraje, estas cantidades deben
aparecer en la nómina en un apartado diferenciado de las percepciones
salariales. Generalmente, se ubican en la sección de "Percepciones no
salariales" o "Indemnizaciones y suplidos".
En la
estructura de una nómina española, existen dos grandes bloques de percepciones:
1.
Percepciones Salariales: Remuneran el
trabajo realizado (salario base, complementos salariales, pagas extra
prorrateadas, etc.). Estas cotizan a la Seguridad Social y están sujetas a
IRPF.
2.
Percepciones No Salariales: Compensan al
trabajador por gastos o indemnizaciones que no retribuyen directamente su
trabajo, sino que cubren desembolsos incurridos por el desempeño de su
actividad laboral. Aquí es donde se incluyen los gastos de kilometraje
(gasolina, desgaste, etc.), las dietas, los pluses de transporte extra
salariales, etc.
Características
de los gastos de gasolina en nómina (como percepción no salarial):
·
No cotizan a la Seguridad Social: Los
importes que compensan los gastos de locomoción (como el kilometraje o el
reembolso de gasolina) que cumplan con los límites y requisitos legales (0,26
€/km o el gasto real justificado para transporte público) no están sujetos a
cotización a la Seguridad Social. Esto significa que no se calcula la base
de cotización sobre estos importes.
·
Exentos de IRPF (hasta ciertos límites):
Las cantidades abonadas por gastos de locomoción están exentas de
tributación por IRPF hasta los límites establecidos por la Agencia
Tributaria (actualmente, 0,26 euros por kilómetro). Es fundamental que estos
gastos estén correctamente justificados (parte de kilómetros, facturas/tickets
de gasolina) para poder aplicar la exención.
o
Si la empresa abona una cantidad superior a la
exenta por kilómetro, la parte que exceda de ese límite sí que deberá tributar
como rendimiento del trabajo y estará sujeta a retención de IRPF.
·
Concepto específico en nómina: Deben
figurar en la nómina bajo un concepto claro que los identifique, como
"Indemnización por Kilometraje", "Gastos de Locomoción",
"Compensación por uso de vehículo particular", o similar.
Justificación
Legal
La posibilidad
de incluir estos conceptos en la nómina, y su tratamiento diferenciado, viene
dado por:
1.
Artículo 26.2 del Estatuto de los
Trabajadores: Establece que "no tendrán la consideración de salario
las cantidades percibidas por el trabajador en concepto de indemnizaciones o
suplidos por los gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral, o
las correspondientes a indemnizaciones por traslados, suspensiones o
despidos." Los gastos de gasolina/kilometraje se encuadran perfectamente
en la categoría de "indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados
como consecuencia de su actividad laboral".
2.
Artículo 9 del Reglamento del IRPF (Real
Decreto 439/2007): Este es el artículo clave que regula la exención fiscal
de los gastos de locomoción. Como ya mencionamos, el artículo 9.A.2.b) del
Reglamento del IRPF es el que permite que estas cantidades estén exentas de
IRPF hasta el límite de 0,26 €/km, siempre que se cumplan los requisitos de
desplazamiento fuera del municipio y justificación.
3.
Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de
octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la
Seguridad Social (Artículo 147.2): Este artículo, que define la base de
cotización, excluye explícitamente de la base de cotización a la Seguridad
Social las "indemnizaciones o suplidos por los gastos realizados como
consecuencia del desempeño de su trabajo por cuenta ajena, en la cuantía en que
no excedan de los límites reglamentariamente establecidos".
PROCEDIMIENTO
PARA LA EMPRESA:
1.
Justificación de los gastos: Es
imprescindible que el trabajador presente un parte de kilómetros o tickets de
gasolina y peajes, indicando las fechas, los trayectos realizados y el motivo
laboral de los mismos. Sin esta justificación, la empresa no podrá aplicar las
exenciones fiscales ni las exclusiones de cotización.
2.
Cálculo: La empresa calculará el importe
a abonar basándose en los kilómetros justificados y la tarifa acordada (o la
legal de 0,26 €/km).
3.
Reflejo en nómina: El importe calculado
se incluirá en la nómina en el apartado de "Percepciones no
salariales" o "Indemnizaciones y suplidos", con el concepto
adecuado.
4.
No someter a cotización ni retención (hasta
los límites): La empresa se asegurará de que este concepto no forme parte
de la base de cotización a la Seguridad Social ni de la base de retención de
IRPF, siempre que no se superen los límites legalmente establecidos y los
gastos estén correctamente justificados.
En resumen:
Sí, la empresa puede incorporar los gastos de gasolina (como parte del
kilometraje) en la nómina. Pero debe hacerlo como una percepción no salarial,
que está exenta de cotización a la Seguridad Social y de IRPF (hasta los
límites legales), siempre y cuando esté justificada documentalmente. No debe
confundirse con una parte del salario base.
el pago del kilometraje de un empleado que pone su coche para el trabajo de una empresa cómo se paga en la nomina
El pago del kilometraje a un empleado que utiliza su coche particular para el trabajo de la empresa se abona a través de la nómina como un gasto de locomoción. En España, estas cantidades tienen una regulación específica en cuanto a su exención fiscal.
Cómo se refleja en la nómina
Los gastos de kilometraje deben aparecer en la nómina en la sección de "percepciones no salariales" o "devengos". Es importante que se reflejen ahí porque, bajo ciertas condiciones, están exentos de tributación (IRPF) y de cotizaciones a la Seguridad Social.
Importe exento de IRPF
A partir del 17 de julio de 2023, la cantidad exenta de IRPF por kilometraje se fijó en 0,26 euros por kilómetro recorrido. Esto incluye los gastos de combustible y una contribución al mantenimiento y desgaste del vehículo. Si la empresa paga una cantidad superior a estos 0,26 euros por kilómetro, el exceso sobre esta cantidad sí que estará sujeto a IRPF y cotizaciones a la Seguridad Social.
Requisitos para la exención
Para que el kilometraje esté exento de impuestos, es fundamental que se cumplan los siguientes requisitos:
- Justificación del desplazamiento: El empleado debe poder acreditar que el desplazamiento se ha realizado por motivos laborales. Esto generalmente se hace a través de un parte de kilometraje donde se indique el día, el lugar de origen y destino, y el motivo del desplazamiento.
- Gastos de peaje y aparcamiento: Si se han incurrido en gastos de peaje y aparcamiento durante el viaje, estos también estarán exentos de impuestos, siempre que se justifiquen con sus correspondientes facturas o tickets.
Consideraciones importantes
- No aplica para el trayecto habitual: El pago por kilometraje no aplica para el trayecto entre el domicilio del empleado y su centro de trabajo habitual. Este tipo de compensaciones, si existen (como el "plus de transporte"), son generalmente salariales y sujetas a impuestos.
- Flexibilidad en la empresa: Aunque existe un límite exento, las empresas pueden acordar pagar una cantidad superior por kilómetro a sus empleados. Sin embargo, como se mencionó, el importe que supere los 0,26 €/km sí que tributará.
- Documentación: Es crucial que tanto la empresa como el empleado guarden la documentación justificativa de los desplazamientos para posibles inspecciones.
En resumen, el kilometraje se paga en la nómina como una percepción no salarial y está exento de IRPF y Seguridad Social hasta un límite de 0,26 euros por kilómetro, siempre que se justifique el desplazamiento laboral.
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